Die E-Mail-Archivierung ist eine gesetzlich manifestierte Pflicht. Durch die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) werden die formale Anforderungen an die Buchführung und Aufbewahrung von elektronische Daten geregelt. Darunter auch der digitaler geschäftlicher Schriftverkehr wie z.B Angebote, Rechnungen und Auftragsbestätigungen. Hat also ein E-Mail die Funktion eines Geschäftsbriefes ist es nach GoDB aufbewahrungspflichtig. Das bedeutet das die Daten, die ausgetauscht worden sind, auf einem separaten Datenträger zur Dokumentation gespeichert werden. Wenn es sich um ein E-Mail handelt, das als Handelsbrief angesehen wird, beträgt die Aufbewahrungszeit 6 Jahre. Besitzt das E-Mail steuerrechtliche Relevanz, sind es sogar 10 Jahre.
Einen weiteren Vorschrift der GoBD ist, dass E-Mails nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht aufgezeichnet, ordentlich und unverändert gespeichert werden sollen. Außerdem sollen diese, inklusive Dateianhänge, jederzeit verfügbar, manipulationsgeschützt und maschinell auswertbar vorliegen und es soll eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg hergestellt werden. Eine Ablage solche E-Mails in einem Dateisystem oder Mailsystem, oder die Ablage in einem Archiv-Ordner zum Beispiel auf dem Email-Server von artif ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen ist also laut GoBD nicht ausreichend. Hier ist eine andere Lösung nötig.
Mit einem professionellen Dokumenten-Management-System (DMS) können die gespeicherte E-Mails zentral und über Netzwerk erreichbar verwaltet werden und sind gleichzeitig vor Manipulation geschützt. Ein DMS besitzt eine revisionssichere Archivierungsfunktion. Das heißt Dokumente werden unveränderbar in einem schreibgeschützten Speicher abgelegt. Die auf diese Art und Weise gespeicherten Dokumente haben vor den Behörden den kompletten Dokumentenstatus.
Eine Möglichkeit ist der Einsatz eines Kommunikationsserver wie Intra2net Business Server, der eine Komplettlössung für alle Dienste rund um Internet-Security und E-Mail bietet. Die Mail Server Funktion bietet nicht nur eine E-Mail für jeden Ihren Mitarbeiter, sondern auch zentrale Speicherung aller E-Mail Daten und eine E-Mail Archivierungs-Schnittstelle zur rechtssicheren Archivierung nach GoBD.
Kontaktieren Sie uns, wenn Sie weitere Fragen zur Email-Archivierung haben! Das artif-Team unterstützt Sie bei der Suche nach einer passenden Lösung.