{"id":956,"date":"2017-12-05T19:50:33","date_gmt":"2017-12-05T18:50:33","guid":{"rendered":"https:\/\/artif.com\/blog\/?p=956"},"modified":"2018-01-24T08:43:33","modified_gmt":"2018-01-24T07:43:33","slug":"geschaeftliche-e-mails-muessen-archiviert-werden","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/artif.com\/blog\/geschaeftliche-e-mails-muessen-archiviert-werden.html","title":{"rendered":"Gesch\u00e4ftliche E-Mails m\u00fcssen archiviert werden"},"content":{"rendered":"<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\" wp-image-957 alignleft\" src=\"https:\/\/artif.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/12\/archivierung.jpg\" alt=\"\" width=\"237\" height=\"178\" \/>Die <strong>E-Mail-Archivierung<\/strong> ist eine gesetzlich manifestierte Pflicht. Durch die Grunds\u00e4tze zur ordnungsgem\u00e4\u00dfen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) werden die formale Anforderungen an die Buchf\u00fchrung und Aufbewahrung von elektronische Daten geregelt. Darunter auch der digitaler gesch\u00e4ftlicher Schriftverkehr wie z.B Angebote, Rechnungen und Auftragsbest\u00e4tigungen. Hat also ein E-Mail die Funktion eines Gesch\u00e4ftsbriefes ist es nach <strong>GoDB<\/strong> aufbewahrungspflichtig. Das bedeutet das die Daten, die ausgetauscht worden sind, auf einem separaten Datentr\u00e4ger zur Dokumentation gespeichert werden. Wenn es sich um ein E-Mail handelt, das als Handelsbrief angesehen wird, betr\u00e4gt die Aufbewahrungszeit 6 Jahre. Besitzt das E-Mail steuerrechtliche Relevanz, sind es sogar 10 Jahre.<\/p>\n<p>Einen weiteren Vorschrift der <strong>GoBD<\/strong> ist, dass E-Mails nachvollziehbar, nachpr\u00fcfbar, vollst\u00e4ndig, richtig, zeitgerecht aufgezeichnet, ordentlich und unver\u00e4ndert gespeichert werden sollen. Au\u00dferdem sollen diese, inklusive Dateianh\u00e4nge, jederzeit verf\u00fcgbar, manipulationsgesch\u00fctzt und maschinell auswertbar vorliegen und es soll eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Gesch\u00e4ftsvorfall oder Buchungsbeleg hergestellt werden. Eine Ablage solche E-Mails in einem Dateisystem oder Mailsystem, oder die Ablage in einem Archiv-Ordner zum Beispiel auf dem Email-Server von artif ohne zus\u00e4tzliche Sicherungsma\u00dfnahmen ist also laut GoBD nicht ausreichend. Hier ist eine andere L\u00f6sung n\u00f6tig.<\/p>\n<p>Mit einem professionellen <strong>Dokumenten-Management-System (DMS)<\/strong> k\u00f6nnen die gespeicherte E-Mails zentral und \u00fcber Netzwerk erreichbar verwaltet werden und sind gleichzeitig vor Manipulation gesch\u00fctzt. Ein DMS besitzt eine revisionssichere Archivierungsfunktion. Das hei\u00dft Dokumente werden unver\u00e4nderbar in einem schreibgesch\u00fctzten Speicher abgelegt. Die auf diese Art und Weise gespeicherten Dokumente haben vor den Beh\u00f6rden den kompletten Dokumentenstatus.<\/p>\n<p>Eine M\u00f6glichkeit ist der Einsatz eines Kommunikationsserver wie <a href=\"https:\/\/artif.com\/kompetenzen\/technik\/business-server.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Intra2net Business Server<\/a>, der eine Komplettl\u00f6ssung f\u00fcr alle Dienste rund um Internet-Security und E-Mail bietet. Die <strong>Mail Server Funktion<\/strong> bietet nicht nur eine E-Mail f\u00fcr jeden Ihren Mitarbeiter, sondern auch zentrale Speicherung aller E-Mail Daten und eine E-Mail Archivierungs-Schnittstelle zur rechtssicheren Archivierung nach<strong> GoBD<\/strong>.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/artif.com\/fussnote\/kontakt.html\">Kontaktieren Sie uns<\/a>, wenn Sie weitere Fragen zur Email-Archivierung haben! Das artif-Team unterst\u00fctzt Sie bei der Suche nach einer passenden L\u00f6sung.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die E-Mail-Archivierung ist eine gesetzlich manifestierte Pflicht. Durch die Grunds\u00e4tze zur ordnungsgem\u00e4\u00dfen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) werden die formale Anforderungen an die Buchf\u00fchrung und Aufbewahrung von elektronische Daten geregelt. 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